Language switcher

Dokumendivahetuskeskus DVK

Dokumendivahetuskeskus (DVK) on dokumendihaldussüsteemidele ja teistele infosüsteemidele ühine keskset dokumendi- ja infovahetusteenust pakkuv infosüsteem.

DVK lõpetab tegevuse 2018. aasta lõpus ning asendub dokumendivahetuskihiga DHX.

DVK:

  • liidestab hajutatult paiknevad infosüsteemid X-tee vahendusel,
  • säilitab lühiajaliselt dokumente.

DVKd saavad kasutada avaliku sektori asutused (sh kohalikud omavalitsused, tervishoiu- ja lasteasutused jt) selleks, et vahetada omavahel dokumente, kirju, e-arveid. Dokumente ja nendega seotud menetlusinfot saab vahetada ka ühe asutuse eri infosüsteemide vahel.

DVK kasutamiseks vaata DVK pidamise korda ja selle muudatust.

 

DVKd kasutades

jõuab dokument kohale – Infovahetus toimib asünkroonselt, mis tagab dokumendi ja info kohalejõudmise. Dokumenti saates pole reeglina teada, kas vastuvõttev infosüsteem on parajasti info vastuvõtmiseks valmis. DVKs jääb saadetud dokument ootele, kuni vastuvõttev infosüsteem on töökorras ja küsib DVKst uut dokumenti.

vastuvõtja on kontrollitud – Dokumendi vastuvõtja tuvastatakse registri- või isikukoodi abil. Vastuvõtja on autoriseeritud ja tema õigust dokumenti vastu võtta kontrollitakse.

väheneb käsitsitöö – DVKs saadetakse alati dokumendiga kaasa masinloetaval kujul dokumenti iseloomustavad andmed nn metaandmed (saatja nimi, dokumendi tüüp jms). Vastuvõttev infosüsteem saab neid automaatselt sisse lugeda. Kui dokument ise saadetakse samuti masinloetaval kujul, saab vastuvõttev infosüsteem ka sisu automaatselt sisse lugeda. Näiteks masinloetaval xml kujul saadetud arvelt suudavad mitmed vastuvõtvad infosüsteemid lugeda sisse müüja info, ostetava kauba info, hinna, maksekuupäeva jms.

andmevahetus on turvaline ning viiruste- ja rämpsposti vaba – DVK kasutab andmevahetusel turvalist X-tee kanalit.

saab dokumente vahetada laia kasutajategrupiga – DVKga on liidestatud kõigi ministeeriumide, ametite DHSid. Lisaks ka teiste avaliku sektori asutuste (kohalikud omavalitsused, lasteasutused, koolid jt) infosüsteeme ja DHSe. DVKga on liidestatud ka riigiportaali ametlike vormide ja „Minu dokumendid“ teenused. Viimase kaudu saavad eraisikud ja ettevõtjad lihtsalt vahetada dokumente otse riigi- ja avaliku sektori asutuste infosüsteemidega.

dokumendi kohalejõudmise teade saabub automaatselt – Dokumendi kohaletoimetamisel muutub DVKs dokumendi staatus, mida saatev infosüsteem saab DVKst pärida ning automaatselt dokumendiga seostada.

vahetada saab kõikides formaatides ja ükskõik kui mahukaid dokumente – Saadetav dokument pannakse nn DVK ümbrikusse, millele lisatakse saaja ja saatja andmed. Ümbrikus olevat faili DVK ei vaata, vaid edastab selle vastuvõtvale infosüsteemile. Seetõttu saab saata nii masinloetavaid (näiteks xml) kui ka kõigis teistes formaatides faile (pdf, doc jt).

saadetavate dokumentide maht ja arv pole piiratud.

 

DVK osad ja ülesehitus

DVK osad on:

  • rakendusserver
  • andmekogu
  • liidesed dokumentide ja info elektrooniliseks edastamiseks ja menetlemiseks:
    • dokumendihaldussüsteemile (DHS)
    • raamatupidamissüsteemidele (RPS)
    • liidestatud infosüsteemid (IS)

DVK andmekogu on seotud rakendusserveriga, mis pakub DVKga liitunutele X-tee vahendusel dokumendivahetusteenust. Asutused saavad liidestuda DVK rakendusserveriga Riigi Infosüsteemi Ameti universaalkliendi tarkvara » või enda arendatud liidese abil.

 

DVK võimalused

Dokumendi saatmine

Dokumente on võimalik saata mitmele asutusele ning dokumentidele saab määrata säilitustähtaja DVK serveris. Kui säilitustähtaja saabudes pole dokumenti alla laetud, siis määratakse selle staatuseks "katkestatud".
DVK on võimeline saatma kirja ka väiksemate "tükkidena", mis kaotab dokumentide mahupiirangu.
Dokumente saab saata ka konkreetsele allüksusele. Selleks tuleb RIA-le teatada allüksuste nimed ning saatja ja saaja DHSid peavad olema vastavalt uuendatud. Allüksuste nimed võib saata e-kirjaga RIA kasutajatoele help@ria.ee.

Info saadetud dokumendi kohta

Igal ajahetkel on võimalik pärida DVK keskserverist mõne dokumendi kohta informatsiooni. DVK annab sel juhul järgmised andmed:

  • dokumendi üldine staatus;
  • iga saatja ja saaja kohta eraldi ajahetk, millal dokument üles või alla laeti või selle staatust muudeti;
  • lisainfo, kui saaja asutuse DHS on seda dokumendi kättesaamisel lisanud. Näiteks lisastaatuse: "ootel", "töötlemisel" vms või vea põhjuse, kui esines probleeme dokumendi allalaadimisel.

Dokumendi alla laadimine

DVKst saab alla laadida asutusele, tema allüksusele või konkreetsele DVKs registreeritud ametikohale saadetud dokumente. Lisaks on võimalik filtreerida tulemusi ka dokumendi kaustapõhiselt või piirata/laiendada allalaetavate dokumentide arvu.
Vaikimisi annab DVK korraga välja 10 dokumenti. Alla laadimisel on DVK samuti võimeline edastama dokumenti väiksemate "tükkidena". See peaks oluliselt parandama dokumendi mahust tulenevaid probleeme saatja või saaja infosüsteemis.

Dokumendi allalaadituks märkimine

Kui asutus laeb mingi dokumendi alla, siis ei muutu selle staatus automaatselt "saadetuks". Seda peab dokumendihaldussüsteem tegema eraldi päringuga. Lisaks saab iga dokumendi juurde märkida ka lisainfot:

  • lisastaatus: näiteks "menetluses", "registreeritud", "lõpetatud" vms. Seda staatust saab igal ajahetkel muuta. Lisastaatuse abil saab saatja konkreetse dokumendi käekäigul pilku peal hoida.
  • veapõhjus: vastuvõttev asutus saab saata DVK keskserverile teate, kui tal esines dokumendi vastuvõtmisel mingi probleem. See on saatjale kasulik info.

Kokkuvõttes on tegu sama infoga, mille DVK saadetud dokumendi kohta annab.

Asutuse andmete muutmine

Asutus saab muuta peaaegu kõiki endaga seotud andmeid DVK keskserveris, alates e-postiaadressist ja lõpetades kasutuseloleva dokumendihaldussüsteemiga. See info aitab Riigi Infosüsteemi Ametil DVKd paremini hallata.

Liitunud asutuste nimekiri

DVK kaudu dokumentide saatmiseks on vaja teada, millised asutused on sellega liitunud. Selleks on võimalik alla laadida liitunud asutuste nimekiri, kus on asutuste registrinumbrid ja nimetused. Iga allüksustega asutuse kohta on võimalik saada ka tema allüksuste nimekiri. Samuti on võimalik näha kõikide DVK keskserveris registreeritud ametnike nimekirja.

Liitunud asutuste kohta on võimalik infot leida ka aruandlusest ».

 

Arendajale

Dokumendihaldussüsteeme ja teiste infosüsteemide DVK liidest võib arendada ainult DVK testkeskkonnas, mis kasutab andmevahetuseks X-tee testkeskkonda (mitte segi ajada X-tee arenduskeskkonnaga). Loe lähemalt X-tee keskkondade kohta ».

Dokumendivahetuse testimiseks on üles pandud Amphora installatsioon DVK testkeskkonnas. Kasutajanime ja parooli saamiseks pöörduge RIA kasutajatoe poole: help@ria.ee ja 663 0230. Amphora keskkonda ei halda RIA ning teenust pakutakse "nagu on" põhimõttel.

 

 

DVK aruandlusmoodul

DVK aruandlusmoodul on loodud selleks, et asutused saaksid kergesti:

  • ülevaate DVK kaudu liikunud dokumentide statistikast;
  • kontrollida dokumentide liikumist ja staatuseid DVK keskserveris (näiteks vaadata, kas dokument on DVK keskserverisse jõudnud, kui vastuvõtja ütleb, et pole dokumenti saanud).

DVK teenustase

Dokumendivahetuskeskust kasutavad asutused ja firmad, kelle tööaeg jääb reeglina ajavahemikku 8.30–18.00.

Seda arvestades ei toimu nimetatud ajavahemikul DVK katkestusi sagedamini kui kord kuus. Teavitame kasutajaid nendest vähemalt 48 tundi ette. Kasutajaid teavitame ka väljaspool tööaega toimuvatest hooldustöödest, mis kestavad üle 30 minuti.

Probleemide korral palume kirjutada RIA kasutajatoele aadressil help@ria.ee

Viimati muudetud: 03.09.2018

Kas said vastuse oma küsimusele?


Täname tagasiside eest!