Asutusele DHXi kasutamisest
DHXi protokolli kasutamiseks on asutusel kaks varianti:
- DHXi aadressiraamat »Nimekiri DHXile üleläinud asutustest
- DHXi protokoll »Vastavusnõuded, andmevormingud jms
- DHXi adapter (sh teegid) »Tarkvarakomponendid rakendajatele
- X-teeAndmevahetuskihi X-tee info
- DVK kapsel 2.1 »Elektroonilise andmevahetuse metaandmete loend
- Testimine »DHXi protokolli testteenus
Variant 1 – DHXi kasutamine vahendaja kaudu
Sobib asutusele:
- kes ei soovi tegeleda infotehnoloogiliste arendustega,
- kes soovib kasutada dokumendihaldussüsteemi (DHSi) pigem teenusena väliselt pakkujalt.
Vahendamise korral osutab dokumentide X-teel saatmise ja vastuvõtmise teenust asutusele vahendaja. Asutus ise X-teega DHXi kontekstis ei suhtle. Asutus ei pea isegi olema X-tee liige.
Kasutuselevõtmiseks on asutusel vaja:
- leida sobiv vahendaja, kes on arendanud või arendab DHSile DHX liidese.
Kasutajaks saamine:
- Asutuse DHS ja vahendaja infosüsteemi on liidestatud. Liidestus sõltub sellest, kas DHSi majutatakse vahendaja juures või on vahendaja ainult DHXi teenuse pakkuja.
- Vahendajaga on sõlmitud teenuseleping. Selleks ei pea sõlmima eraldi lepingut, vaid dokumentide vahendamine võib toimuda mõne olemasoleva lepingu raames.
- Registreerimiseks määrab asutus RIHAs oma DHSi volitatud töötlejaks vahendaja. Kui DHS on RIHAs registreerimata, tuleb see registreerida ».
Vahendaja vahetamine:
- Tuleb lõpetada senine teenuseleping ja sõlmida leping uue teenusepakkujaga.
- RIHAs tuleb lõpetada määrata uus vahendaja DHSi volitatud töötlejaks.
- Asutusel tuleb vahendajaga kokku leppida kuupäev, millal vahendaja vahetub. See tähendab, et uus vahendaja lisab vahendatava oma vahendatavate nimekirja samal kuupäeval, kui eelmine teenusepakkuja vahendatava oma nimekirjast eemaldab.
Variant 2 – otsevõimekusega DHXi kasutamine
Sobib asutusele:
- kellel on oma dokumendihaldussüsteem (DHS),
- kes omab ka teisi X-tee teenuseid kasutavaid süsteeme,
- kellel on võimekus IT-arendusteks,
- kes ei soovi sõltuda kolmandatest osapooltest.
DHSi vahetamine:
- RIHAs tuleb määrata olemasolev DHS lõpetatuks ja määrata uus DHS kasutatuks.
Kasutuselevõtmiseks on asutusel vaja:
- selgitada, kas DHXi rakendamise eeldused on täidetud; vajadusel korraldada selleks vajalikud tööd: X-tee versiooniga 6 liitumine, sertifikaadi soetamine ja turvaserveri paigaldamine ning veenduda, et DHSis on kasutusel dokumendivahetuse kapsel v2.1 ».
- tellida DHXi võimekuse arendustööd (võimalusel koos teiste asutustega, vt rahastus)
- koostöös DHSi arendajaga otsustada, kuidas DHXi võimekus tehniliselt teostada:
- variant A – kasutada DHXi adapteri teeke,
- variant B – paigaldada DHXi adapterserver,
- variant C – programmeerida DHX otse DHSi.
- testida oma süsteemi DHXi võimekust (soovi korral kasutades etalonteostust koos soovituslike standardtestidega »).
- esitada RIA-le taotlus registreerida DHXi alamsüsteem X-teel.
Kasutajaks saamine
Liitumistegevustes osalevad asutuse X-tee turvaserveri administraator, RIHA kirjeldaja, rakenduse administraator ja dokumendihaldussüsteemi (DHS) peakasutaja.
Paigaldusjuhise ja tehnilise toe peab pakkuma konkreetse DHSi tarnija (arendaja).
Asutus peab olema liitunud X-tee versiooniga 6 ja määranud RIHA kirjeldaja ».
1. Liitumine testkeskkonnaga ja testimine
- X-tee turvaserveri administraator esitab turvaserverist taotluse DHXi alamsüsteemi registreerimiseks testkeskkonda (vastavalt juhendi punktile 4.2 »).
- Rakenduse administraator paigaldab ning seadistab asutuse testkeskkonnas DHSi vastavalt tarnija juhistele.
- Kui RIA on alamsüsteemi registreerinud, lisab turvaserveri administraator DHXi teenuse WSDLi ning avab teenused X-tee grupile "Kõik X-tee kasutajad" (juhend »).
- DHSi peakasutaja testib paigalduse toimimist RIA testteenusega ».
2. Ettevalmistus toodanguks
- RIHA kirjeldaja registreerib RIHAs DHXi alamsüsteemi ».
DHXi alamsüsteemi nimekuju peab olema registrikood-DHX (näiteks 70006317-DHX).
Kui asutusel on rohkem kui üks DHXiga liidestuv süsteem, tuleks primaarne dokumendihaldussüsteem registreerida eelpool mainitud nimekujuga ning ülejäänud süsteemid kujul registrikood-DHX.süsteeminimi (näiteks 70006317-DHX.riigiportaal).
Registreeritud alamsüsteemi nimi tuleb edastada asutuse X-tee turvaserveri administraatorile.
3. Toodangusse minek
- X-tee turvaserveri administraator esitab taotluse DHXi alamsüsteemi registreerimiseks toodangukeskkonnas. RIHAs kirjeldatud toodangu alamsüsteem (lühinimi: registrikood-alamsüsteemi nimetus) sisestatakse turvaserveris ilma registrikoodita. Näide: alamsüsteemi nimi RIHAs "70006317-DHX" ja turvaserveris SUBSYSTEM CODE "DHX". Koos registreerimistaotlusega tuleb edastada RIA kasutajatoele (help@ria.ee) turvaserveri IP-aadress, millelt hakatakse DHXi teenust pakkuma.
- Rakenduse administraator paigaldab ning seadistab DHSi asutuse toodangukeskkonnas sarnaselt testkeskkonna paigaldusega.
- Kui alamsüsteem on registreeritud, lisab turvaserveri administraator DHXi teenuse WSDLi ning avab teenused X-tee grupile "Kõik X-tee kasutajad" (juhend »)
- Kui asutus oli varem DVK kasutaja ning alamsüsteemi nimi on lihtsalt DHX, siis pärast registreerimisprotsessi toimub järgmisel täistunnil automaatselt ümberlülitus DVK pealt DHXi peale ja DVK keskserveris ootel olevad dokumendid jõuavad asutusele juba DHXi vahendusel.
Rahastus
Arendajate esialgne arendusmaksumuse hinnang DHSi põhiselt jääb vahemikku 2000–10 000€ (keskmiselt 100 h tööd).
Üks võimalik rahastusviis kohaliku omavalitsuse (KOV) asutuste jaoks on Eesti Linnade ja Valdade Liidu (ELVL) korraldatav ühishange kõigi KOVide DHSide arenduste tarbeks. Rahastuse jaoks avab MKM taotlusvooru, mille kaudu taotleb ELVL hangete läbiviimiseks vajaliku toetuse. ELVL teeb hanked ja tellib vajalikud arendustööd.
Taotlusvoorust saavad iseseisvalt toetust taotleda ka valitsusasutused. RIA soovitab teha asutustel iseseisvalt koostööd, kasutades selleks vajadusel ka MKMi juures paiknevat dokumendihaldusnõukogu. Sama DHSi kasutavatel asutustel on mõistlik teha arendused ühiselt. RIA aitab hoida üldpilti DHSidest ja nende kasutajatest, et olla sujuval üleminekul abiks.