Teksti suurus

Reavahe

Kontrastsus
Seaded

 

DVK võimalused

Allpool on tehnilise spetsifikatsiooni (.odt) kokkuvõte n-ö tavakeeles. Kui kasutajal puuduvad mõned välja toodud võimalused, tuleks pöörduda enda dokumendihaldussüsteemi (DHS) arendaja poole või kaaluda DHSi vahetamist.

DVK võimaldab järgmisi tegevusi:

  1. Dokumendi saatmine
  2. Info saadetud dokumendi kohta
  3. Dokumendi alla laadimine
  4. Dokumendi allalaetuks märkimine
  5. Asutuse andmete muutmine
  6. Liitunud asutuste nimekiri

1. Dokumendi saatmine

Dokumente on võimalik saata mitmele asutusele ning dokumentidele saab määrata säilitustähtaja DVK serveris. Kui säilitustähtaja saabudes pole dokumenti alla laetud, siis määratakse selle staatuseks "katkestatud". DVK on võimeline saatma kirja ka väiksemate "tükkidena", mis kaotab dokumentide mahupiirangu. Dokumente saab saata ka konkreetsele allüksusele. Selleks tuleb RIA-le teatada allüksuste nimed ning saatja ja saaja DHSid peavad olema vastavalt uuendatud. Allüksuste nimed võib saata e-kirjaga RIA kasutajatoele help at ria dot ee.

2. Info saadetud dokumendi kohta

Igal ajahetkel on võimalik pärida DVK keskserverist mõne dokumendi kohta informatsiooni. DVK annab sel juhul järgmised andmed:

  • dokumendi üldine staatus;
  • iga saatja ja saaja kohta eraldi ajahetk, millal dokument üles või alla laeti või selle staatust muudeti;
  • lisainfo, kui saaja asutuse DHS on seda dokumendi kättesaamisel lisanud. Näiteks lisastaatuse: "ootel", "töötlemisel" vms või vea põhjuse, kui esines probleeme dokumendi allalaadimisel.

3. Dokumendi alla laadimine

DVKst saab alla laadida asutusele, tema allüksusele või konkreetsele DVKs registreeritud ametikohale saadetud dokumente. Lisaks on võimalik filtreerida tulemusi ka dokumendi kaustapõhiselt või piirata/laiendada allalaetavate dokumentide arvu. Vaikimisi annab DVK korraga välja 10 dokumenti. Alla laadimisel on DVK samuti võimeline edastama dokumenti väiksemate "tükkidena". See peaks oluliselt parandama dokumendi mahust tulenevaid probleeme saatja või saaja infosüsteemis.

4. Dokumendi allalaetuks märkimine

Kui asutus laeb mingi dokumendi alla, siis ei muutu selle staatus automaatselt "saadetuks". Seda peab dokumendihaldussüsteem tegema eraldi päringuga. Lisaks saab iga dokumendi juurde märkida ka lisainfot:

  • lisastaatus: näiteks "menetluses", "registreeritud", "lõpetatud" vms. Seda staatust saab igal ajahetkel muuta. Lisastaatuse abil saab saatja konkreetse dokumendi käekäigul pilku peal hoida.
  • veapõhjus: vastuvõttev asutus saab saata DVK keskserverile teate, kui tal esines dokumendi vastuvõtmisel mingi probleem. See on saatjale kasulik info.

Kokkuvõttes on tegu sama infoga, mille DVK saadetud dokumendi kohta annab.

5. Asutuse andmete muutmine

Asutus saab muuta peaaegu kõiki endaga seotud andmeid DVK keskserveris, alates e-postiaadressist ja lõpetades kasutuseloleva dokumendihaldussüsteemiga. See info aitab Riigi Infosüsteemi Ametil DVKd paremini hallata.

6. Liitunud asutuste nimekiri

DVK kaudu dokumentide saatmiseks on vaja teada, millised asutused on sellega liitunud. Selleks on võimalik alla laadida liitunud asutuste nimekiri, kus on asutuste registrinumbrid ja nimetused. Iga allüksustega asutuse kohta on võimalik saada ka tema allüksuste nimekiri. Samuti on võimalik näha kõikide DVK keskserveris registreeritud ametnike nimekirja.

DVKga liitunud asutused (.xlsx, 37 KB)

Liitunud asutuste kohta on võimalik infot leida ka aruandlusest: https://www.ria.ee/dvkaruandlus/

Tagasi lehele "Dokumendivahetuskeskus DVK"



 Euroopa Regionaalaerengu Fondi logo. Eesti tuleviku heaks.