Teksti suurus

Reavahe

Kontrastsus
Seaded

 

DVK korduma kippuvad küsimused (KKK)

 

  1. Mis on DVK eelised e-posti ees?
  2. Kuidas toimub DVK andmevahetus?
  3. Mida tähendavad dokumentidele antavad staatused?
  4. Kuidas käib dokumendi staatuste muutmine?
  5. Miks on mõni dokument vahel kaua aega "Saatmisel" staatusega?
  6. Miks on mõni dokument "Saadetud" staatusega, aga kohale pole jõudnud?
  7. Kuidas on tagatud DVK dokumentide turvalisus?
  8. Kuidas saada infot uuenduste ja katkestuste kohta?
  9. Mida teha e-arvetega?
  10. Kuhu pöörduda küsimustega?

1. Mis on DVK eelised e-posti ees?

DVK-l on väga palju eeliseid "vana hea" elektroonilise posti ees:

  • Kohalejõudmise kontroll – DVK kaudu saadetud dokumendi puhul on võimalik vaadata, kas see jõudis edukalt igale saajale kohale. Seega pole tarvis teisele asutusele selle küsimiseks helistada. Lisaks kontrollib RIA asutuste infosüsteemide toimimist.
  • Automaatne metaandmete täitmine – Kasutusel on üleriigiline kirja XML. Dokumendi kättesaamisel pole vaja teha käsitsi tööd, sest kõik vajalikud metaandmete väljad on juba täidetud.
  • Piiramatu maht – Dokumentide arv ja maht pole piiratud. DVK kaudu on võimalik saata tuhandeid suuri dokumente. Piirang võib olla ainult vastuvõtjal, kuid seda on võimalik lihtsate vahenditega suurendada. DVK kaudu on saadetud isegi üle 100 Mb suurusi dokumente, mis on probleemideta kohale jõudnud.
  • Turvaline – Andmevahetuseks kasutatakse Eesti ühte turvalisemat võrku, X-teed. Dokumendi saatjate ja saajate autoriseerimine toimub X-tee turvaserverite abil.
    Kontrollitud vahendajad – Kuna dokumentide edastamisel on ainult üks vahendaja, siis vähendab see oluliselt võimalust andmekaoks või infolekkeks. Kui ka mõni kiri läks alla laadimisel kaduma, on see DVK keskserveris alati olemas. Tulevikus on plaanis vahendajate hulka suurendada, et võimaldada avaliku sektori suhtlust erasektoriga. Vahendajate kvaliteet jääb kindlasti sama kõrgeks.
  • Spämmivaba – Saatjate ring on kinnine ning asutuste lisamine toimub RIA kaudu. See välistab võimaluse, et DVK kaudu edastatakse reklaame või muid ebasoovitavaid kirju.
  • Suur kasutajate ring – See lihtsustab oluliselt avaliku sektori vahelist suhtluse toimimist.
  • Alati toimiv – E-posti puhul sõltub kirjade kohaleminemine kirjaserverite töökorras olekust. DVK asünkroonse andmevahetuse tõttu pole see nii oluline. RIA kasutajatugi monitoorib perioodiliselt ka asutuste nimekirja. Probleemsete asutustega võetakse vajadusel ühendust, et tagada tõrgeteta dokumendivahetus.
  • Pidevalt arenev – RIA hoolitseb selle eest, et DVK aitaks tavakasutajatel oma tööprotsesse efektiivsemaks muuta. Oleme avatud kõikidele arendusettepanekutele. Võta ühendust DVKga.

2. Kuidas toimub DVK andmevahetus?

DVK kasutab andmevahetuseks X-teed. Asutusel peab olema vastav turvaserver või see tuleb rentida kolmandalt osapoolelt. Siis on andmete vahetamine turvaline. DVK on passiivne süsteem – see ei tee enda algatusel ühtegi päringut ega saada andmeid. Kui asutus saadab DVK kaudu dokumendi, siis DVK ei saada seda kohe edasi. Saaja asutus peab dokumenti DVK serverist ise küsima. See vähendab oluliselt andmekadu. Pärast dokumendi edukat allalaadimist saadab saaja asutus DVKsse kinnituse, et sai dokumendi kätte. See annab saatjale kindluse, et dokument on teise asutusse kohale jõudnud.

Lihtsustatult võib dokumendi saatmise võtta kokku nii:

  1. Saatja asutus saadab DVKsse dokumendi, mis on määratud konkreetsele asutusele. DVKs märgitakse dokumendi staatuseks "saatmisel".
  2. Saaja asutuse dokumendihaldussüsteem (DHS) küsib perioodiliselt (soovitavalt automaatselt iga 10 minuti tagant) DVKst, kas asutusele on dokumente. Positiivse vastuse korral annab DVK talle need dokumendid.
  3. Kui saaja asutuse DHS on dokumendi edukalt alla laadinud, on tal võimalik dokument loetuks märkida. Selleks kinnitab saaja asutuse DHS DVK-le, et on dokumendi kätte saanud. Seejärel märgib DVK dokumendi staatuseks "saadetud".
  4. Saatja asutus saab igal ajahetkel küsida DVK käest, mis on saanud tema saadetud dokumentidest. Vastusena annab DVK konkreetse dokumendi saaja(te) antud staatuse(d). Kui DVKs on dokumendi staatus "saadetud", põhineb see asutuse kinnitusel, et on dokumendi kätte saanud.

Dokumendivahetuskeskuse analoogiks võib pidada ka tähitud kirja:

  • Saatja ei saa saadetud kirja tagasi kutsuda (“saadetuks/katkestatuks” muuta).
  • Saaja käib ise postkontoris (DVK keskserveris) ja annab allkirja (teeb X-tee päringu), kui ta sai kirja kätte.
  • Postkontor (DVK keskserver) hoiab kirja nii kaua kui võimalik. Alles viimasel võimalusel märgib ta selle mitte kohalejõudnuks (“katkestatuks”).

3. Mida tähendavad dokumentidele antavad staatused?

DVKs olevatel dokumentidel saab olla kolm erinevat staatust:

  • "Saatmisel” – dokument on DVK keskserveris ning saajad võivad seda alla laadida.
  • “Saadetud” – kõik saajad on märkinud dokumendi vastu võetuks.
  • “Katkestatud” – dokumenti pole enne selle säilitustähtaega suudetud alla laadida ning vastuvõetuks märkida.

4. Kuidas käib dokumendi staatuste muutmine?

  • “Saatmisel” staatuse annab DVK keskserver, kui dokument on sinna jõudnud.
  • “Saadetud” staatuse annab iga saaja asutus, kui dokument on dokumendihaldussüsteemi jõudnud või kasutaja on selle vastu võtnud.
  • “Katkestatud” staatuse annab DVK keskserver, kui dokumenti pole enne säilitustähtaega “saadetuks” märgitud.

5. Miks on mõni dokument vahel kaua aega "Saatmisel" staatusega?

Põhjuseid võib olla mitmeid:

  • Saaja pole dokumenti veel “vastu võetuks” märkinud.
  • Saaja pole dokumenti DVK keskserverist küsinud:
    • nende turvaserver ei tööta;
    • DVK liides ei tööta;
    • dokumente laetakse liiga harva.
  • Saajal on probleeme allalaadimisel:
    • Dokument on liiga suur ning saaja dokumendihaldussüsteem ei suuda seda avada;
    • Vastuvõtja dokumendihaldussüsteem ei suuda kirja XMLi lugeda.

Kui mõni dokument on olnud üle 24 tunni "saatmisel" staatusega, siis võtke kindlasti ühendust meie kasutajatoega: 663 0230 või help at ria dot ee.

6. Miks on mõni dokument "Saadetud" staatusega, aga kohale pole jõudnud?

Kui  DVK keskserveris on dokumendi staatuseks märgitud "Saadetud", siis on saaja asutuse DHS saatnud DVK-le kinnituse, et on dokumendi kätte saanud. Seega on tegu DHSi veaga ning saaja asutusel tuleb teavitada sellest DHSi arendajat.

Kui mõni dokument on "saadetud" staatusega, kuid pole saajale reaalselt kohale jõudnud, siis võtke kindlasti ühendust meie kasutajatoega: 663 0230 või help at ria dot ee.

7. Kuidas on tagatud DVK dokumentide turvalisus?

DVK-l on mitmetasemeline kasutaja kontroll:

  • Asutus saab dokumente saata ainult enda asutuse nimel ja alla laadida ainult talle mõeldud dokumente. Selle tagab autoriseerimine X-tee turvaserveri vahendusel.
  • Dokumente saab saata DVK kaudu igaüks, kes on dokumendihaldussüsteemi vahendusel DVKga ühenduses. Alla laadida saavad neid ainult asutuse poolt defineeritud ning RIA-le edastatud DVK administraatorid. Kui dokument on mõeldud konkreetsele inimesele ning tema isikukood on märgitud kirja saajate metaandmetes, lubatakse seda dokumenti alla laadida.

Ka asutuses kasutusel olevat dokumendihaldussüsteemi on vaja piisavalt turvata. Kasutajatele tuleb anda ainult neid õigusi, mis neile tööülesannete tegemiseks vajalikud on. Kui mõni DVK administraatori õigusega töötaja lahkub asutusest, tuleb sellest teavitada ka RIAt. Siis asendatakse ka DVK keskserveris üks töötaja teisega.

8. Kuidas saada infot uuenduste ja katkestuste kohta?

Info uuenduste ja katkestuste kohta lisatakse RIA kodulehele hooldusteadete rubriiki.

Lisaks on DVK kasutajatel võimalik liituda DVK infolistiga, kuhu RIA postitab kasutajatele infot uute võimaluste või katkestuste kohta. Listi liikmetel on sealsamas võimalik teha ettepanekuid ka DVK arendamiseks.

9. Mida teha e-arvetega?

E-arvete kohta saab täpsemalt lugeda siit.

10. Kuhu pöörduda küsimustega?

Võtke ühendust RIA kasutajatoega

help at ria dot ee
663 0230
Tööaeg: E–N 8.30–17.00 ja R 8.30–16.00

Tagasi lehele "Dokumendivahetuskeskus DVK"



 Euroopa Regionaalaerengu Fondi logo. Eesti tuleviku heaks.