DVK võimalused

Lisaks üldsõnalistele DVK eelistele ja andmevahetuse kirjeldusele, mis on kirjeldatud korduma kippuvate küsimuste lehel, on DVK võimalused kirjeldatud allpool. Kokkuvõttes on tegu lihtsalt tehnilise spetsifikatsiooni nö tavakeelde tõlkimisega. Antud lehe eesmärgiks on näidata konkreetselt DVK tehnilised võimalused, mis on hetkel realiseeritud ning mis peaksid olema ka dokumendihaldussüsteemi (DHS) kasutajavaates. Kui mõnel kasutajal puuduvad mõned siintoodud võimalused, siis võib soovitada enda DHS-i arendja poole pöördumist või lausa DHS-i vahetust.

1. Dokumendi saatmine
2. Info saadetud dokumendi kohta
3. Dokumendi alla laadimine
4. Dokumendi allalaetuks märkimine
5. Liitunud asutuste nimekiri
6. Asutuse andmete muutmine

1. Dokumendi saatmine

Dokumente on võimalik saata mitmele asutusele, sealjuures on saatmise juures võimalik määrata dokumendi säilitustähtaeg DVK serveris. Kui säilitustähtaja saabudes pole dokumenti alla laetud, siis määratakse selle staatuseks "katkestatud". Lisaks on DVK uusim versioon võimeline saatma kirja ka väiksemate "tükkidena", mis praktiliselt kaotab dokumentide mahu piirangu. Ka on lisandunud võimalus saata dokumente konkreetsele allüksusele, see aga eeldab, et saatja ja saaja DHSi on vastavalt uuendatud. Samuti on vajalik teatada RIA-le oma allüksuste nimed, selleks piisab lihtsalt kirja saatmisest RIA kasutajatoele: help[ät]ria.ee

2. Info saadetud dokumendi kohta

Igal ajahetkel on võimalik pärida DVK keskserverist mõne dokumendi kohta informatsiooni. DVK tagastab sel juhul järgmised andmed:

• dokumendi üldise staatuse
• iga saatja kohta eraldi ajahetke, millal dokument alla laeti või selle staatust muudeti. Kui saaja asutuse DHS on lisanud dokumendi kättesaamisel lisainfot, näiteks:
  • lisastaatuse: "ootel", "töötlemisel" vms.
  • vea põhjuse, kui tal esines probleeme dokumendi allalaadimisel

3. Dokumendi alla laadimine

DVK-st saab alla laadida ühe asutuse või selle asutuse allüksusele või konkreetsele DVK-s registreeritud ametikohale mõeldud dokumente. Lisaks on alla laadimisel võimalik filtreerida tulemusi ka dokumendi kaustapõhiselt või piirata/laiendada allalaetavate dokumentide arvu (vaikimisi annab DVK korraga välja 10 dokumenti). Ka alla laadimisel on DVK võimeline edastama dokumenti väiksemate "tükkidena", mis peaks oluliselt parandama dokumendi mahust tulenevaid probleeme.

4. Dokumendi allalaetuks märkimine

Kui asutus mingi dokumendi alla laeb, siis ei muutu see automaatselt "saadetuks" staatusega, vaid seda peab dokumendihaldussüsteem tegema eraldi päringuga. Lisaks lihtsale dokumendi "saadetud" staatuseks märkimisele saab iga dokumendi juures märkida ka lisainfot (kokkuvõttes on tegu sama infoga, mis saadetud dokumendi kohta DVK tagastab):

• Lisastaatus: näiteks "menetluses", "registreeritud", "lõpetatud", vms. Lisaks saab neid staatuseid igal ajahetkel muuta. Selle kaudu saab ka saatja asutus konkreetse dokumendi käekäigul pilku peal hoida.
• Veapõhjus: vastuvõttev asutus saab saata DVK keskserverile teate, kui tal esines dokumendi vastuvõtmisel mingi probleem. See on eriti kasulik info saatjale.

5. Liitunud asutuste nimekiri

Väga keeruline oleks DVK kaudu dokumente saata, kui ei teaks, mis asutused on sellega liitunud. Seetõttu ongi olemas eraldi võimalus laadida alla liitunud asutuste nimekirja, mis tagastab asutuse registrinumbrid ja nimetused. Iga asutuse kohta on võimalik saada ka tema allüksuse nimekirja, muidugi juhul kui sellel asutusel on allüksusi. Samuti on võimalik näha ka kõikide DVK keskserveris registreeritud ametnike nimekirja.

6. Asutuse andmete muutmine

Asutus saab muuta peaaegu kõiki endaga seotud andmeid DVK keskserveris alates e-postiaadressist ja lõpetades kasutuselolevast dokumendihaldussüsteemist. See info aitab Riigi Infosüsteemi Ametil DVK-d paremini hallata.