Korduma kippuvad küsimused

Allpool on toodud mõned DVK kasutajate poolt esitatud küsimused ning RIA vastused neile:

1. Mis on DVK eelised e-posti ees?
2. Kuidas toimub DVK andmevahetus?
3. Mida tähendavad dokumentidele antavad staatused?
4. Kuidas käib dokumendi staatuste muutmine?
5. Miks on mõni dokument vahel kaua aega "Saatmisel" staatusega?
6. Miks on mõni dokument "Saadetud" staatusega, aga kohale pole jõudnud?
7. Kuidas on tagatud DVK dokumentide turvalisus?
8. Kuidas saada infot uuenduste ja katkestuste teemal?
9. Mida teha e-arvetega?
10. Tekkis veel küsimusi?

1. Mis on DVK eelised e-posti ees?

DVK-l on väga palju eeliseid "vana hea" elektroonilise posti ees:

• Kohalejõudmise kontroll - iga DVK kaudu saadetud dokumendi kohta on võimalik vaadata, kas see jõudis edukalt saaja(te)le kohale ja seda kõikide saajate lõikes, seega pole tarvilik helistada teistele asutustele, kas dokument on kohale jõudnud. Lisaks kontrollib RIA asutuste infosüsteemide toimimist.
• Automaatne metaandmete täitmine - kuna kasutusel on üleriigiline kirja XML, siis kaob vajadus teha uue dokumendi kättesaamisel käsitsi tööd, sest kõik vajalikud metaandmete väljad on juba täidetud.
• Piiramatu maht - dokumentide arv ja maht pole piiratud, DVK kaudu on võimalik saata tuhandeid suuri dokumente, piirang võib olla ainult vastuvõtjal, kuid seda on võimalik lihtsate vahenditega suurendada. Hetkel on DVK kaudu saadetud isegi üle 100 Mb suurusi dokumente, mis on probleemideta kohale jõudnud.
• Turvaline - andmevahetuseks kasutatakse Eesti ühte turvalisemat võrku, x-teed, ning dokumendisaatjate ja saajate autoriseerimine toimub x-tee turvaserverite abil.
• Kontrollitud vahendajad - kuna dokumentide edastamisel on hetkel ainult üks vahendaja, siis vähendab see oluliselt võimalust andmekaoks või infolekkeks. Kui mõni kiri ka läks alla laadimisel kaduma, on see DVK keskserveris alati olemas. Tulevikus on plaanis vahendajate hulka suurendada, et võimaldada avaliku sektori suhtlust erasektoriga, kuid vahendajate kvaliteet jääb kindlasti sama kõrgeks.
• Spämmivaba - kuna saatjate ring on kinnine ning asutuste lisamine toimub läbi RIA, siis see välistab võimaluse, et DVK kaudu edastatakse reklaame või muid ebasoovitavaid kirju.
• Suur kasutajate ring - suur hulk riigiasutusi, maavalitsusi ning omavalitsusi on juba DVK-ga liitunud, mis lihtsustab oluliselt avaliku sektori vahelist suhtluse toimimist.
• Alati toimiv - kui e-posti puhul sõltub kirjade kohaleminemine kirjaserverite töökorras olekust, siis DVK asünkroonse andmevahetuse tõttu pole see nii oluline. RIAs olev DVK kasutajatugi monitoorib perioodiliselt ka asutuste nimekirja ning probleemsete asutustega võetakse vajadusel ühendust, et tagada tõrgeteta dokumendivahetus.
• Pidevalt arenev - RIA hoolitseb selle eest, et DVK aitaks tavakasutajatel oma tööprotsesse efektiivsemaks muuta ning on avatud kõikidele arendusettepanekutele. Võta ühendust DVK-ga »

2. Kuidas toimub DVK andmevahetus?

DVK kasutab andmevahetuseks x-teed, mistõttu on asutusel vajalik turvaserveri olemasolu või selle rentimine kolmandalt osapoolelt, see tagab andmete turvalise vahetuse. DVK on oma olemuselt passiivne süsteem, see ei tee enda algatusel ühtegi päringut ega andmete saatmist. Kui näiteks mingi asutus saadab DVK kaudu dokumendi, siis dokumendi DVK-sse jõudmisel ei saadeta seda kohe edasi, vaid saaja asutus peab seda ise küsima DVK serverist, see vähendab oluliselt andmekadu. Peale edukat dokumendi allalaadimist saadab saaja asutus DVK-sse kinnituse, et sai antud dokumendi kätte, see annab saatjale kindluse, et dokument on teise asutusse kohale jõudnud.

Lihtsustatult võib ühe dokumendi saatmist võtta kokku nii:

1. Saatja asutus saadab DVK-sse dokumendi, mis on määratud mingile konkreetsele asutusele. DVK-s märgitakse dokumendi staatuseks "saatmisel".
2. Saaja asutuse dokumendihaldussüsteem (DHS) küsib perioodiliselt (soovitavalt automaatselt iga 10 minuti tagant) DVK-st, kas tema asutusele on dokumente. Positiivse vastuse korral annab DVK talle need dokumendid.
3. Kui saaja asutuse DHS on dokumendi edukalt alla laadinud, siis on tal võimalik dokument loetuks märkida, selleks kinnitab saaja asutuse DHS DVK-le, et on dokumendi kätte saanud, mille tulemusel DVK märgib dokumendi staatuseks "saadetud".
4. Igal ajahetkel saab saatja asutus küsida DVK käest, mis on juhtunud tema poolt saadetud dokumentidega, vastusena annab DVK konkreetse dokumendi saaja(te) poolt antud staatuse(d). Kui DVK tagastab, et dokument on "saadetud", siis põhineb see otseselt asutuse kinnitusel, et viimane on dokumendi kätte saadud.

Dokumendivahetuskeskuse analoogiks võib pidada ka tähitud kirja:

• Saatja ei saa juba saadetud kirja tagasi kutsuda (“saadetuks/katkestatuks” muuta).
• Saaja käib ise postkontoris (DVK keskserveris) ja annab allkirja (teeb x-tee päringu), kui ta sai kirja kätte.
• Postkontor (DVK keskserver) hoiab kirja nii kaua kui võimalik ja alles viimasel võimalusel märgib mitte kohalejõudnuks (“katkestatuks”).

3. Mida tähendavad dokumentidele antavad staatused?

DVK-s olevatel dokumentidel saab olla kolm erinevat staatust:

• "Saatmisel” – dokument on DVK keskserveris ning saajad võivad seda alla laadida.
• “Saadetud” – kõik saajad on märkinud dokumendi vastu võetuks.
• “Katkestatud” – dokumenti pole enne selle säilitustähtaega suudetud alla laadida ning vastuvõetuks märkida.

4. Kuidas käib dokumendi staatuste muutmine?

• “Saatmisel” staatuse annab DVK keskserver, kui dokument on sinna jõudnud.
• “Saadetud” staatuse annab iga saaja asutus, kui dokument on dokumendihaldussüsteemi jõudnud või kui kasutaja on selle vastu võtnud.
• “Katkestatud” staatuse annab DVK keskserver, kui dokumenti pole enne säilitustähtaega “saadetuks” märgitud.

5. Miks on mõni dokument vahel kaua aega "Saatmisel" staatusega?

Põhjuseid võib olla väga mitmeid:

• Saaja pole dokumenti veel “vastu võetuks” märgitud.
• Saaja pole küsinudki dokumenti DVK keskserverist:
  • Nende turvaserver ei tööta;
  • DVK liides ei tööta;
  • Dokumente laetakse liiga harva.
• Saajal on probleeme allalaadimisel:
  • Dokument on liiga suur ning saaja dokumendihaldussüsteem ei suuda seda avada;
  • Vastuvõtja dokumendihaldussüsteem ei suuda kirja XMLi lugeda.

Kui mõni dokument on olnud üle 24 tunni "saatmisel" staatusega, siis võtke kindlasti ühendust meie kasutajatoega: 6630 230 või help[ät]ria.ee.

6. Miks on mõni dokument "Saadetud" staatusega, aga kohale pole jõudnud?

Algul tuleb aruandlusmooduli abiga kontrollida kas DVK keskserveris on dokumendil staatuseks märgitud "Saadetud", mitte ainult saatja dokumendihaldussüsteemis (DHS). Kui jah, siis tähendab see seda, et saaja asutuse DHS on saatnud DVK-le kinnituse, et on dokumendi kätte saanud. Seega on tegu DHSi veaga ning saaja asutusel tuleb teavitada sellest DHSi arendajat. 

Kui mõni dokument on "saadetud" staatusega, kuid pole saajale reaalselt kohale jõudnud, siis võtke kindlasti ühendust meie kasutajatoega: 6630 230 või help[ät]ria.ee.

7. Kuidas on tagatud DVK dokumentide turvalisus?

DVK-l on mitmetasemeline kasutaja kontroll:

• Asutus saab saata ainult enda astuse nimel dokumente ja alla laadida ainult talle mõeldud dokumente, seda tagab autoriseerimine x-tee turvaserveri vahendusel;
• Dokumente saab saata DVK suhtes küll igaüks, kes on dokumendihaldussüsteemi vahendusel DVK-ga ühenduses, kuid alla laadida saavad ainult asutuse poolt defineeritud ning RIA-le edastatud DVK administraatorid. Kui mõni dokument on mõeldud konkreetsele isikule ning viimase isikukood on ka kirja saajate metaandmetes märgitud, siis lubatakse seda dokumenti alla laadida.

Siiski on vajalik ka asutuses kasutusel olevat dokumendihaldussüsteemi piisavalt turvata ning kasutajatele anda ainult neid õigusi, mis neile tööülesannete tegemiseks vajalikud on. Kui mõni DVK administraatori õigusega töötaja lahkub asutusest, siis on tarvilik sellest teavitada ka RIA-t, et asendada ka DVK keskserveris üks töötaja teisega.

8. Kuidas saada infot uuenduste ja katkestuste teemal?

DVK kasutajatel on võimalik liituda DVK infolistiga, kuhu RIA postitab kasutajaid puudutavat infot uute võimaluste või katkestuste kohta. Listi liikmetel on sealsamas võimalik teha omi ettepanekuid DVK arenduse teemal.

9. Mida teha e-arvetega?

E-arvete temaatikat lahkab selleks eraldi loodud abileht.

10. Tekkis veel küsimusi?

Võtke ühendust RIA kasutajatoega
help[ät]ria.ee
663 0230
Tööaeg: E-N 8.30...17.00 ja R 8.30...16.00